Das Arbeitszeugnis dient der Beurteilung der Arbeitsleistung und weist gleichzeitig nach, dass ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber stattgefunden hat. Kommt es zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses, haben Arbeitnehmer in Deutschland Anspruch auf ein Arbeitszeugnis – das ist gesetzlich so vorgeschrieben (§ 109 Gewerbeordnung) und damit für den Arbeitgeber verpflichtend. Allerdings muss er das Zeugnis nur ausstellen, wenn der Arbeitnehmer dies wünscht oder verlangt.
Im Folgenden haben wir alles Wissenswerte rund um das Arbeitszeugnis zusammengestellt:
- Hard Facts zum Arbeitszeugnis auf einen Blick
- Wer schreibt das Arbeitszeugnis?
- Die drei verschiedenen Arbeitszeugnistypen
- Aufbau und Inhalt
- Formulierungen: Was sich hinter den Geheimcodes verbirgt
Hard Facts zum Arbeitszeugnis
Der Gesetzgeber sieht neben dem Anrecht auf ein Arbeitszeugnis noch weitere Grundsätze bzw. Regelungen vor:
- Im Arbeitszeugnis müssen mindestens Angaben zur Art und Dauer der Tätigkeiten enthalten sein.
- Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer eine Beurteilung über Leistung und Verhalten einfordern.
- Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und der Wahrheit entsprechen.
- Die Ausstellung des Arbeitszeugnisses muss in schriftlicher Form erfolgen – der elektronische Weg ist ausgeschlossen.
- Nach drei Jahren tritt eine Verjährungsfrist in Kraft. Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verfällt somit.
Wer schreibt das Arbeitszeugnis?
Grundsätzlich ist nicht allein das Unternehmen dafür zuständig, das Zeugnis zu erstellen. Es ist mittlerweile weit verbreitet, dass der Chef oder Personaler die Aufgabe an den Arbeitnehmer weitergibt. Auf der einen Seite erspart er sich dadurch viel Zeit und Aufwand und auf der anderen Seite können so Unstimmigkeiten schon im Voraus vermieden werden. Der Mitarbeiter kennt sich und seine Arbeit am besten und hat so die Möglichkeit, individuelle Schwerpunkte zu setzen. Viele stellt dies aber auch vor eine große Herausforderung, da sie nicht wissen, was überhaupt ein solches Arbeitszeugnis beinhaltet und welche Formulierungen welcher Note entsprechen.
Dafür bietet sich es sich, das Arbeitszeugnis schreiben zu lassen. Diese wissen ganz genau, worauf es ankommt und mit welchen Formulierungen man ein sehr gutes Zeugnis bekommt. Eigene Vorstellungen können somit ebenso umgesetzt werden wie die persönliche Note, die für den weiteren Karriereplan wichtig ist.
Drei verschiedene Arbeitszeugnistypen
Generell wird zwischen drei verschiedenen Arbeitszeugnisformen unterschieden.
- Das einfache Arbeitszeugnis, in dem lediglich die Tätigkeiten festgehalten werden.
- Das qualifizierte Arbeitszeugnis, in dem der Arbeitgeber zusätzlich über Leistung, Verhalten und soziale Kompetenz berichtet.
- Das Zwischenzeugnis, das sowohl als einfaches als auch als qualifiziertes Arbeitszeugnis noch während des Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt werden kann.
Das einfache Arbeitszeugnis enthält ausschließlich Informationen über die Tätigkeiten, die Art und Dauer der Beschäftigung sowie Angaben zur Person.
Es handelt sich hierbei um ein relativ neutrales, objektiv gehaltenes Zeugnis, das lediglich sachliche und nachprüfbare Fakten enthält. Informationen über das Verhalten und die Leistung findet man hier also nicht. Dieser Zeugnistyp kommt häufiger bei kurzfristig ausgeübten oder weniger qualifizierten Tätigkeiten zum Einsatz. Rein gesetzlich ist der Arbeitgeber auch nur zu der Ausstellung eines einfachen Zeugnisses verpflichtet.
Nichtsdestotrotz ist das qualifizierte Arbeitszeugnis die gebräuchlichste Form und wird von den meisten Arbeitgebern auch automatisch ausgestellt.
Neben den allgemeinen Fakten über Person und Tätigkeiten enthält das qualifizierte Arbeitszeugnis auch eine Bewertung der Leistung und des Sozialverhaltens des Arbeitnehmers.
Es ermöglicht somit tiefere Einblicke, birgt aber daher auch ein größeres Konfliktpotential. Die Meinung des Arbeitgebers und die Selbsteinschätzung des Arbeitnehmers können dabei nämlich weit auseinander gehen. Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist für den Arbeitgeber gesetzlich nicht verpflichtend, d.h. im Zweifel muss der Arbeitnehmer ausdrücklich darum bitten.
Als dritte Form gibt es noch das Zwischenzeugnis. Nach einem Zwischenzeugnis zu fragen, kann oftmals sinnvoll sein, wenn der bisherige Vorgesetzte das Unternehmen verlassen wird oder es zu einem Stellenabbau bzw. einer Betriebsübernahme kommt. Arbeitet der Mitarbeiter schon viele Jahre im Unternehmen oder hat er in absehbarer Zeit vor, den Job zu wechseln, ist ein Zwischenzeugnis ebenfalls nützlich.
Hat der Arbeitgeber schon einmal ein Zwischenzeugnis ausgestellt, darf die Beurteilung der Leistung in dem Endzeugnis nur dann abweichen, wenn sich diese zwischenzeitlich deutlich verändert hat.
Aufbau und Inhalt
Neben dem passenden Inhalt ist die formale Gestaltung des Arbeitszeugnisses besonders wichtig. Selbstverständlich sollte es in Textform und auf geeignetem Briefpapier des Unternehmens ausgestellt werden. Die Unterschrift des Arbeitgebers am Ende sollte zudem handschriftlich erfolgen. Ist das Arbeitszeugnis unvollständig oder fehlerhaft, kann der Arbeitnehmer eine Überarbeitung vom Arbeitgeber verlangen.
Inhaltlich besteht ein Arbeitszeugnis generell aus den folgenden Abschnitten:
- Briefkopf mit Namen und Anschrift des Unternehmens
- Titel: „Arbeitszeugnis“
- Einleitung über Arbeitnehmer: Enthalten sein sollten persönliche Angaben wie Vor- und Nachname, Geburtstag und -ort, Beschäftigungsdauer inkl. Beginn und Ende sowie die aktuelle Tätigkeit.
- Informationen über das Unternehmen: Nachdem der Arbeitnehmer vorgestellt wurde, folgt eine kurze Beschreibung des Unternehmens. Es sollte darauf eingegangen werden, in welcher Branche das Unternehmen tätig ist und was dessen Kerngeschäft ist.
- Tätigkeitsbeschreibung des Arbeitnehmers: Hier sollten alle wichtigen und regelmäßig ausgeführten Tätigkeiten des Arbeitnehmers aufgeführt werden. Dies kann sowohl im Fließtext als auch in stichpunktartiger Aufzählung passieren.
- Beschreibung der Leistung und fachlichen Kompetenzen (nur bei qualifiziertem Zeugnis): In diesem Abschnitt geht es darum zu beurteilen, wie gut der Arbeitnehmer seine Aufgaben erledigt bzw. erfüllt hat. Grundlegende Inhalte sind Arbeitsweise und -bereitschaft, Fachkenntnisse sowie Arbeitserfolg und -ergebnisse.
- Beurteilung des Sozial- und Führungsverhaltens (nur bei qualifiziertem Zeugnis): Hier geht es um den Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden. Kompromissbereitschaft, Durchsetzungsfähigkeit und Vertrauenswürdigkeit sind Kompetenzen, die mit aufgenommen werden können. Zusammen mit der Leistungsbewertung sind diese beiden Abschnitte nur bei einem qualifizierten Zeugnis enthalten.
- Schlussformulierung: Es bleibt dem Arbeitgeber selbst überlassen, ob er dem Mitarbeiter für die Zukunft alles Gute wünscht oder seinen Abschied bedauert. In jedem Fall ist die Schlussformulierung jedoch für zukünftige Arbeitgeber wichtig, da sie hier sehen können, ob die Beziehung positiv war.
Formulierungen: Was sich hinter den Geheimcodes verbirgt
Offene Kritik und abwertende Formulierungen sind im Arbeitszeugnis selbstverständlich nicht erlaubt. Im Gegenteil: Das Zeugnis muss wohlwollend sein. Aus diesem Grund erfolgt die Beurteilung des Mitarbeiters im Allgemeinen mithilfe einer speziellen Zeugnissprache. Dahinter verbergen sich zwar positive Formulierungen, doch im eigentlichen Kern vermitteln sie den Personalern negative Botschaften.
Die sogenannten „Geheimcodes“ werden grundsätzlich nach dem klassischen Schulnotensystem erstellt:
Note 1 „sehr gut“
- „Frau/Herr Müller führte ihre/seine Aufgaben stets äußerst sorgfältig, selbstständig und effizient aus.“
- „Frau/Herr Müller verfügte umfangreiches und besonders fundiertes Fachwissen, wodurch er stets weit überdurchschnittliche Arbeitserfolge erzielte.“
- „Ihre/Seine Leistungen fanden stets unsere vollste Zufriedenheit.“
Note 2 „gut“
- „Frau/Herr Müller führte ihre/seine Aufgaben stets sorgfältig, selbstständig und effizient aus.“
- „Frau/Herr Müller verfügte über ein gutes Fachwissen und wendete dieses stets mit großem Erfolg an.“
- „Ihre/Seine Leistungen fanden stets unsere volle Zufriedenheit.“
Note 3 „befriedigend“
- „Frau/Herr Müller führte ihre/seine Aufgaben sorgfältig, selbstständig und effizient aus.“
- „Frau/Herr Müller besitzt ein solides Fachwissen in ihrem/seinem Fachgebiet.“
- „Ihre/Seine Leistungen fanden unsere volle Zufriedenheit.“
Note 4 „ausreichend“
- „Frau/Herr Müller führte ihre/seine Aufgaben mit Sorgfalt und Genauigkeit aus.“
- „Frau/Herr Müller besitzt das erforderliche Fachwissen.“
- „Ihre/Seine Leistungen fanden unsere Zufriedenheit.“
Note 5 „mangelhaft“
- „Frau/Herr Müller führte ihre/seine Aufgaben im Allgemeinen mit Sorgfalt und Genauigkeit aus.“
- „Frau/Herr Müller zeigte bei der Bearbeitung ihrer/seiner Aufgaben das notwendige Fachwissen.“
- „Aufgaben, die ihr/ihm übertragen wurden, erledigte sie/er im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit.“
Wie man erkennen kann, entscheiden häufig kleinste Feinheiten über die Benotung des Mitarbeiters. Schreibt man also sein Arbeitszeugnis selbst und ist mit den Regeln nicht vertraut, ist es durchaus möglich, dass man sich schlechter bewertet. Das wäre nicht nur ärgerlich, sondern auch im Hinblick auf die nächste Bewerbung ungünstig. Um das zu vermeiden, sollte man sich im Voraus ausreichend informieren.
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